Elektronische Kommunikation

Elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain

Die Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain eröffnet unter den nachfolgenden Bedingungen einen Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente.

1. Allgemeines

1.1 Formfreie elektronische Kommunikation

1.2 Zugangseröffnung für die formgebundene elektronische  Kommunikation

2. Grundsätze der formgebundenen elektronischen Kommunikation

2.1 Verwendung der virtuellen Poststelle Rheinland-Pfalz (VPS)

3. Ansprechpartner

4. Rechtliche Hinweise

1. Allgemeines

Die Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain bietet die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation an. Der Zugang wird hiermit nach Maßgabe der nachfolgenden Rahmenbedingungen eröffnet. Diese gelten nur für die Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Betzdorf-Gebhardshain und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden.

Die elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail (Ziffer 1.1), sofern nicht ausnahmsweise durch eine Rechtsvorschrift die Schriftform von Dokumenten gesetzlich vorgeschrieben ist.

Für eine formfreie elektronische Kommunikation (hier ist die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben [z.B.: unverbindliche Anfragen, allgemeine Mitteilungen, etc.]) steht Ihnen unsere folgende zentrale E-Mail-Adresse zur Verfügung: poststelle@vg-bg.de.

Weiterhin können natürlich an alle auf unserer Internetseite angebotenen oder auf dem Briefkopf der Verbandsgemeindeverwaltung ausgewiesenen E-Mail-Adressen formfreie Nachrichten/Mitteilungen gesendet werden.

Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie in der Regel durch die formgebundene elektronische Kommunikation (Ziffer 1.2) ersetzt werden.

Mit Einführung des § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG), der über § 1 Abs. 1 des Landesverwaltungsverfahrensgesetzes auch in Rheinland-Pfalz Anwendung findet, wurde die Möglichkeit der formgebundenen elektronischen Kommunikation eröffnet (hier ist die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift zwingend vorgeschrieben (z. B.: Anmeldungen und andere Bereiche des öffentlich-rechtlichen Verwaltungsverfahrens oder die Erhebung von Widersprüchen).

Eine formgebundene Kommunikation ist dann erforderlich, wenn z. B. eine Rechtsvorschrift die Schriftform anordnet und diese durch die elektronische Form ersetzt werden soll. Voraussetzung der formgebundenen elektronischen Kommunikation ist die hiermit erfolgte Zugangseröffnung der Verwaltung. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

Wurde Ihrerseits eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation eröffnet, geht die Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen.

Mitteilungen der Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.

Bitte senden Sie der Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain nicht abgerufen. Abgesehen davon stellen sie keine rechtlich verbindliche Zustellung dar.

Bitte beachten Sie: Für die Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich.

1.1 Formfreie elektronische Kommunikation

Für eine formfreie elektronische Kommunikation, also für unverbindliche Anfragen oder Auskünfte, steht Ihnen folgende zentrale E-Mail-Adresse zur Verfügung: 

poststelle@vg-bg.de.

Wenn Sie z. B. einen formlosen Antrag stellen möchten, benutzen Sie bitte für die gesamte Verfahrenskorrespondenz die oben genannte E-Mail-Adresse.

Alle anderen bekannten E-Mail-Adressen der Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain, von deren Ämtern und Dienststellen sowie personenbezogene E-Mail-Adressen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung und E-Mail-Kontaktformulare stellen keinen Zugang für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain dar.

Dies gilt auch dann, wenn Sie im Laufe einer Verfahrensabwicklung eine elektronische Nachricht aus dem persönlichen Postfach einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Verwaltung erhalten.  Andere E-Mail-Adressen als die oben genannte und sonstige elektronische Zugänge zur Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain stehen ausschließlich für unverbindliche Anfragen und Auskünfte zur Verfügung.

Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain erreicht, können Sie sich – wie unter Ziffer 2.1 beschrieben – als Benutzerin oder Benutzer der virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service registrieren und Nachrichten über die VPS versenden. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain anstelle der einfachen Übertragung über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen.

Unterstützte Dateiformate

Möchten Sie formfreie E-Mails mit Dateianhängen an die Verbandsgemeinde senden, so beachten Sie bitte die nachfolgend zulässigen Formate:

Dateiformate                 Dateiendungen

Rich Text Format         .RTF

Microsoft Word            .doc  /.docx

Microsoft Excel            .xls / .xlsx

Acrobat Reader            .pdf

Reine Textdatei            .txt

Bilddateiformate mit den Endungen        .gif / .jpg / .tif / .bmp

Sofern Sie abweichende Dateiformate oder Dateien mit Makros verwenden, kann Ihr Dokument nicht entgegen genommen werden.

E-Mails dürfen eine Dateigröße von 20 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten.

Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen:

E-Mails, die

• einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten,
• mit einem unbekannten Kennwort versehen sind,
• als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die
• automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z. B. Makros) beinhalten.

E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden hier nicht angenommen.

In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain keine weitere Mitteilung.

1.2 Zugangseröffnung für die formgebundene elektronische Kommunikation

Eine rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Das ist in der Regel der Fall, wenn für bestimmte Unterlagen eine eigenhändige Unterschrift vorgeschrieben ist, z. B. bei der Erhebung eines Widerspruchs. Die eigenhändige Unterschrift kann, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, bei einer elektronischen Übermittlung eines Dokuments durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden.

Unterstützte Dateiformate

Die von der Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain unterstützen Dateiformate für die rechtsverbindliche, formgebundene elektronische Kommunikation sowie die Signaturkomponenten für die formgebundene elektronische Kommunikation finden Sie unter https://mdi.rlp.de/de/service/kontakt/virtuelle-poststelle/ unter dem Punkt „Technische Voraussetzungen“.

Bei der formgebundenen elektronischen Kommunikation überprüfen Sie bitte unbedingt auf der angegebenen Internetseite, ob die mit Ihrer Signatursoftware erstellte Datei hier verarbeitet werden kann. Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe eines gültigen Signaturzertifikats zur Unterschriftsfunktion erfolgen.

Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen:

E-Mails, die

- einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten,

- mit einem unbekannten Kennwort versehen sind,

- als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die

- automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z. B. Makros) beinhalten.

E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden hier nicht angenommen. In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain keine weitere Mitteilung.

2. Grundsätze der formgebundenen elektronischen Kommunikation

Für eine formgebundene elektronische Kommunikation gegenüber der Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain steht Ihnen die sog. "virtuellen Poststelle Rheinland-Pfalz" zur Verfügung.

Für die Zugangseröffnung gelten ebenfalls die unter den Ziffern 1 und 1.2. genannten Voraussetzungen und Hinweise.

2.1 Verwendung der virtuellen Poststelle Rheinland-Pfalz (VPS)

Mit der Nachrichtenerfassung innerhalb der "virtuellen Poststelle Rheinland-Pfalz" können Sie über eine gesicherte Internetverbindung Nachrichten an die Verbandsgemeindeverwaltung Betzdorf-Gebhardshain übertragen und diesen Nachrichten signierte Dokumente beifügen.

Hierzu ist eine einmalige, für Sie freiwillige und kostenlose Registrierung notwendig (https://mdi.rlp.de/de/service/kontakt/virtuelle-poststelle/).

Eine Versendung von Nachrichten an die Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (einen sog. Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Verbandsgemeindeverwaltung Betzdorf-Gebhardshain anstelle der einfachen Übertragung über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen.

Zur Registrierung wählen Sie bitte unter www.rlp-service.de den Menüeintrag „Registrieren rlp-Service“ und folgen Sie den Anweisungen. Bei der Registrierung werden Ihre Adressdaten erfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Aktivierungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse.

Mit der Registrierung erklären Sie Ihr Einverständnis, dass Ihnen die Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain und andere Landes- und Kommunalbehörden, mit denen Sie elektronisch Kontakt aufnehmen, in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen Nachrichten in Ihre VPS zusenden kann. Um diese Nachrichten zu lesen, müssen Sie sich in der VPS mit Ihren Benutzerdaten, mit denen Sie sich registriert haben, anmelden. Weitere Hinweise zur VPS sowie die Benutzungsbedingungen finden Sie unter www.rlp-service.de  

Sie können über die virtuelle Poststelle auch mittels sog. qualifizierter elektronischer Signatur direkt formgebunden und verschlüsselt mit der Verbandsgemeindeverwaltung Betzdorf-Gebhardshain kommunizieren. Dazu benötigen Sie ein gültiges Signaturzertifikat/Signaturkarte eines für die qualifizierte Signatur akkreditieren Anbieters.

Weitere Hinweise zur VPS sowie die Benutzungsbedingungen finden Sie unter https://mdi.rlp.de/de/service/kontakt/virtuelle-poststelle/

Für die Kommunikation steht Ihnen folgende E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle zur Verfügung:

vg-bg@poststelle.rlp.de

Die virtuelle Poststelle steht Ihnen auch bei rechtsunverbindlichen Nachrichten zur Verfügung.

3. Ansprechpartner

Haben Sie Fragen zu der elektronischen Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Betzdorf-Gebhardshain, so steht Ihnen unser Signaturkoordinator Herr Sascha Hensel unter der Telefonnummer 02741 291-124 oder per E-Mail sascha.hensel@vg-bg.de  zur Verfügung.

4. Rechtliche Hinweise

Die Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.